Factura electronică | Danubius

Factura electronică – obligatorie de la 1 ianuarie 2024

În cadrul relațiilor comerciale, fluxul de documente este important deoarece atestă activitatea companiei și o justifică în fața autorităților de control, însă și pentru că ajută la soluționarea litigiilor ce pot apărea în cazul unei colaborări. Pe lângă contract, care este fără doar și poate cel mai puternic document, succesiunea ierarhică aduce în prim plan facturile. În prezent sunt din ce în ce mai utilizate facturile digitate, care circulă fără semnătură și ștampilă conform articolului V, alin. 2 din Ordonanța nr.17/2015 si art. 319 alin 29 din Legea nr. 227/ 2015 privind Codul fiscal, ce sunt disponibile în cadrul programelor online de facturare.

Ce este factura, factura digitală și factura electronică?

Facturile sunt documente fiscale ce stau la baza acțiunilor tranzacționale, pe baza acestora solicitându-se plățile serviciilor sau ale produselor. În ultimii ani facturile au putut circula în paralel, atât cele digitale, cât și cele fizice, în orice segment de business. Odată cu digitalizarea însă, din ce în ce mai multe companii au făcut trecerea către factura digitală (în format PDF) exclusiv, aceasta oferind o multitudine de avantaje, cum ar fi ușurința gestionării documentelor, a plăților și a încasărilor, dar și accesul facil la date fiscale atât al antreprenorilor cât și a părții contabile la sistem.

Factura digitală este un document fiscal de solicitare a plății unui produs sau serviciu, care poate fi emis printr-un program de facturare. Conform Codului fiscal, art. 314, alineatul 4, factura electronică prezintă aceleași elemente de identificare ca o factură în format fizic, accentul fiind pus pe: autenticitate, date de identificare ale părților, date despre servicii și termene de plată.

Dincolo de factura digitală pe care o folosim în mod curent, factura electronică este distinctă. Documentul a fost gândit pentru a facilita facturarea de servicii comerciale pentru statele membre UE, fără a mai fi necesare alte acțiuni sau modificări la nivel de soft. Factura electronică este un document fiscal exclusiv electronic, iar în curând folosirea facturii electronice va deveni obligatorie și în România.

Ce este B2G și cum funcționează factura electronică?

B2G este acronimul de la sintagma Business to Government și face referire la schimbul de bunuri și servicii între entități juridice și instituții publice sau instituții ale statului. Astfel, între aceste entități va deveni obligatorie factura electronică cu un format standard, formatul standardizat european, conform Legii nr. 199/ 2020 și completărilor din OUG 120/2021. Facturarea se va face prin sistemul E-factura, iar cerințele impun respectarea exigențelor și standardelor tehnice europene și a standardului SR EN 16931-1.

E-factura a demarat inițial ca un proiect pilot, urmând să devină obligatorie începând cu data de 1 ianuarie 2024 pentru toate tranzacțiile realizate între toate tipurile de companii (momentan este obligatorie doar în cazul colaborării între entități juridice și instituții de stat).

Care sunt elementele principale ale unei facturi electronice?

Sistemul generalizat E-factura are stabilite câteva elemente principale, care autentifică documentul și îl fac ușor de identificat:

  • Indicatori ai facturii (număr, dată)
  • Informații despre cumpărător
  • Informații despre vânzător/ prestator
  • Informații despre produse sau servicii oferite
  • Informații legate de costuri
  • Informații legate de plată
  • Totaluri facturate
  • Cota TVA
  • Alte specificații necesare (beneficiari, reprezentanți legali etc.)

Cum se face transmiterea facturii electronice?

Persoana care transmite factura electronică poartă denumirea de emitent, iar emitentul ar trebui să aibă cont SPV, adică în Spațiul Virtual Privat și un certificat digital înrolat în platformă. Persoana care primește factura se numește beneficiar (autoritate contractantă sau entitate contractantă) și trebuie să aibă la dispoziție mijloacele tehnice pentru a primi documentul în siguranță, respectând regulile de securitate și de prelucrare a datelor în format electronic. De asemenea, un aspect important este acela ca beneficiarul să fie înregistrat la MFP – Ministerul Finanțelor Publice.

Factura electronică este una dintre măsurile luate de către Guvern ca parte a planului de redresare financiară și reducere a evaziunii fiscale. Practic, cu ajutorul facturii electronice transmiterea documentelor se va face mai sigur și mai ușor, digitalizarea fiind de fapt traiectoria spre care se îndreaptă fiscalitatea modernă. De aceea companiile ar trebui să se pregătească pentru implementarea cerințelor informatice, pentru că termenul de aplicare al măsurilor este 1 ianuarie 2024.

Pentru facilitarea acestui proces, vă recomandăm echipamentul Datecs BC-50, un echipament all-in-one, care nu doar că transformă casa de marcat în POS bancar, dar este și unul dintre cele mai moderne aparate fiscale care poate transmite datele pe loc – printează nota de plată, bonul fiscal, chitanța bancară în urma efectuării plății cu cardul și poate transmite factura pe email-ul clientului imediat.