În România, operatorii economici care au obligatia de a folosi casele de marcat electronice fiscale sunt obligați totodată să contacteze numai unități de service acreditate în cazurile în care echipamentul se defectează, conform Hotărârii nr. 804/2017 privind modificarea şi completarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 479/2003.
Pentru mulți comercianți acest lucru se poate transforma într-un pericol, mai ales dacă firmele de service își depășesc atribuțiile sau nu intocmesc/completeaza actele ce insotesc casele de marcat. Cel mai periculos este nesigilarea echipamentului dup ace a fost deschis de o unitate de service acreditata.
În acest context, este normal să ne întrebăm care sunt obligațiile acestor firme și când ce este extra devine prea mult?
Care sunt obligațiile firmelor de service case de marcat?
În mod normal, așa cum îi spune și numele, un service case de marcat trebuie să răspundă cerințelor tehnice pe care le ridică funcționarea unei case de marcat electronice. Astfel, obligațiile legale ale firmelor de service case de marcat sunt:
Mentenanță și reparații aparatură fiscală
Atunci când apar probleme legate de funcționarea aparatelor fiscale este nevoie ca asupra acestora să intervină doar reprezentanți ai firmelor de service. Acest lucru garantează funcționarea corectă a dispozitivelor, fără intervenții neavizate și în deplină concordanță cu prevederile legale. De asemenea, mentenanța vizează întreținerea regulată, dar și înlocuirea pieselor defecte sau care par să nu funcționeze în mod corect.
Suport tehnic
O firmă de service aparatură fiscală ar trebui să ofere suport tehnic în legătură cu aparatul de marcat, însemnând prin aceasta explicarea potențialelor probleme tehnice sau explicarea modului de utilizare a aparatului fiscal. Asistența ar trebui să fie oferită atât telefonic, cât și, în mod ideal, prin deplasări la sediul agentului economic unde se află terminalul. De regulă, aceste servicii sunt prestate contra-cost sau sunt incluse în contractul de service încheiat între părți.
Asigurarea confidențialității datelor
Un foarte mare accent se pune în prezent pe politica de confidențialitate a datelor (GDPR) în orice domeniu de activitate și cu atât mai mult în cel fiscal. Firma de service pentru aparatură fiscală are acces la datele înregistrate în aparatul de marcat, inclusiv la tranzacțiile și informațiile financiare ale comerciantului. Așadar, firma de service, prin operatorii săi are obligația de a asigura confidențialitatea și protecția acestor date, evitând divulgarea sau utilizarea neautorizată a informațiilor.
Ce reprezintă o încălcare a atribuțiilor firmelor de service case de marcat?
Se consideră încălcări ale atribuțiilor următoarele situații:
- încasarea servicii de mentenanță peste valoarea contractului semnat sau facturarea unor servicii incluse deja în contract (spre exemplu deplasările la sediu pentru mentenanță). Contractul funcționează ca un abonament cu anumite servicii incluse, așadar este recomandat să verifici înainte de semna care sunt situațiile în care firma este nevoită să intervină fizic;
- prestarea de servicii neautorizate sau nestipulate în contract- este important să acorzi atenție acestui detaliu, deoarece firma de prestări servicii nu are atribuții legale să desfășoare alte activități decât cele stipulate prin contract. Orice modificare nesolicitată de către un comerciant reprezintă astfel o încălcare a atribuțiilor unei firme de service case de marcat.
- oferirea de soluții la probleme fictive sau cu potențial de producere redus- nu ar trebui ca un comerciant să fie influențat în modificarea sau eliminarea anumitor componente ce țin de casele de marcat, de schimbarea soft-ului acestora sau în orice altă privință ce ține de integritatea aparatelor. Pentru orice modificare ar trebui să existe în prealabil o cauză, iar sugerarea unor servicii nu este permisă în cazul firmelor de service, deoarece acest aspect poate aduce sancțiuni asupra comerciantului.
- Nesigilarea echipamentului fiscal poate avea consecinte penale fata de comerciant. Atentie ca dupa fiecare interventie Unitatea de service sa aplice sigiliul in locul dedicat. Urmariti permanent prezenta sigiliului pe casa de marcat.
- Neinregistrarea unei operatiuni de service in Cartea de Interventie este tot asa o contraventie.
Alegerea unei firme de service case de marcat ar trebui să țină seama de aceste aspecte. Există obligații pe care aceste firme le au, iar semnarea unui contract presupune o relație de încredere între cele două părți. Alege să te informezi cu privire la obligațiile pe care le au firmele de service atunci când semnezi acest contract și nu uita că în cazul în care te lovești de posibile probleme, chiar și un contract poate fi denunțat în baza unui temei legal.